Obtenez une vue d'ensemble du système
Vous utilisez le service Exchange Online inclus dans Office 365 depuis quelques temps déjà, mais il vous manque des indicateurs-clés. Si vous avez parfois du mal à répondre aux questions suivantes, alors Promodag Reports peut vous y aider.
- Comment vérifier l'état d'avancement de la migration en identifiant ceux des utilisateurs qui utilisent le service, et ceux qui ne l'utilisent pas ?
- Comment mesurer l'adoption du système à travers l'étude de l'évolution du trafic ?
- Comment déterminer les pics de trafic horaires et hebdomadaires ?
- Quels sont les départements les plus gros consommateurs du service de messagerie, et qui sont leurs correspondants ?
- Comment inventorier facilement les boîtes aux lettres des utilisateur avec leurs archives, leurs appareils mobiles par modèle et système d'exploitation, les groupes de distribution avec leurs membres, ou encore les boites aux lettres partagées ?
- Comment produire des statistiques de taille, de nombre et d'ancienneté des éléments contenus dans les boîtes aux lettres ?
Faites face à vos obligations légales
La législation sur l'utilisation de l'outil informatique se complexifie à mesure de son perfectionnement et l'administrateur de messagerie est de plus en plus souvent conduit à produire des rapports de conformité à l'intention des décideurs ou des ressources humaines. Promodag Reports vous permet de vérifier que les règles en vigueur dans l'entreprise sont bien respectées.
- Vérifiez le respect du droit à la déconnexion en dénombrant les utilisateurs qui envoient des messages en dehors des horaires de travail.
- Répondez facilement aux demandes de eDiscovery en relation avec la RGPD en utilisant des recherches par mots-clés.
- Listez les utilisateurs qui peuvent accéder à d'autres boites au lettres ou qui en sont des délégués.
- Produisez des rapport de conformité sur les boîtes aux lettres d'utilisateurs particuliers pour répondre à des demandes administratives ou judiciaires.
- Listez les règles de redirection activées sur les boîtes de réception.
- Détectez les échanges de messages potentiellement non professionnels en filtrant des adresses ou des domaines SMTP spécifiques.
- Conservez en local un historique des messages échangés pour anticiper vos obligations futures.
Optimisez l'utilisation de vos ressources
L'utilisation des licences Office 365 rend indispensable la vérification de la bonne utilisation des ressources mises à la disposition des utilisateur. Au-delà des coûts d'abonnement, la maintenance de boîtes aux lettres périmées induit en effet une perte de temps d'administration. De plus, il convient de s'assurer que les équipements internes gérés au travers d'Office 365 sont utilisés au mieux.
- Listez les boîtes aux lettres inutilisées afin de pouvoir les désactiver et ainsi économiser des licences.
- Ventilez vos boîtes aux lettres par taille afin de leur affecter l'abonnement optimal.
- Cessez de maintenir des groupes de distribution ou des contacts inutiles.
- Débarrassez-vous des dossiers publics contenant des données périmées ou confidentielles.
- Mesurez les temps de réponses aux messages reçus par les boîtes aux lettres partagées du service client et affichez l'historique des échanges d'e-mails.
- Calculez en quelques clics le taux d'utilisation des salles de réunion ou des équipements gérés par l'intermédiaire d'Exchange Online.
Disposez d'indicateurs pour votre gestion quotidienne
Appuyez-vous sur des indicateurs fiables pour effectuer vos tâches quotidiennes, détectez vos besoins futurs et prévoyez les évolutions à venir. Identifiez les anomalies potentielles et les tendances à long terme en consolidant les données dont vous disposez et en les comparant à celles que vous avez précédemment historisées.
- Regroupez les boîtes aux lettres par taille et déterminez sans peine quel quota leur appliquer. Quantifiez vos besoins en matière de sauvegarde et d'archivage.
- Listez et prévenez les utilisateurs qui sont sur le point d'atteindre leur quota.
- Triez vos boîtes aux lettres en fonction par domaine SMTP.
- Montrez la répartition des messages par jour ou par heure en heure locale, et non en heure UTC.
- Affichez l'évolution de la taille des boîtes aux lettres dans le temps pour mettre en évidence leur fluctuation en taille et en pourcentage et déduisez-en des tendances de fond.
- Envoyez automatiquement des rapports aux utilisateurs ou à leur responsable.
Gérez le contenu des boîte aux lettres
Avec la mise en place de réglementations telle que la RGDP, la gestion du contenu des boîtes aux lettres devient un objet de préoccupation. L'administrateur de messagerie est dès lors confronté à des demandes de eDescovery visant à garantir que le système ne contient pas d'informations sensibles touchant à la vie privée. Promodag Reports se charge d'analyser le contenu des boîtes aux lettres ainsi que des dossiers publics.
- Recherchez des messages par mots-clés dans les boîtes aux lettres et les dossiers publics.
- Montrez la répartition des éléments Outlook par ancienneté, par taille ou par dossier.
- Contrôlez la taille des dossiers standard: Corbeille, Courrier indésirable... afin de vérifier leur nettoyage régulier.
- Affichez la répartition et la taille des pièces jointes par type.
- Listez les permissions accordées sur les dossiers des boîtes aux lettres.
- Extrayez les réunions et les rendez-vous des calendriers, et faites-en facilement la synthèse.
- Détectez les règles de courrier appliquées dans les boites aux lettres, et particulièrement les règles de redirection vers des correspondants extérieurs.
Des rapports qui font la différence
Promodag Reports est un outil simple et puissant qui inclut plus de 80 modèles de rapports dotés de nombreuses options. Allez bien au-delà des rapports natifs d'Office 365 et produisez des documents agréables à l’œil grâce aux caractéristiques exclusives de Promodag Reports.
- Recherchez des messages par mots-clés et affichez leur ligne d'objet.
- Sélectionnez et regroupez les boîtes aux lettres par attributs d'annuaire (Pays, Département, attributs personnalisés ...)
- Restreignez la période de vos rapports à des jours spécifiques et aux heures ouvrables de votre choix. Gérez vos propres calendriers des jours fériés.
- Produisez des statistiques de trafic par boîte aux lettres et déterminez les plus gros utilisateurs par messages envoyés, messages reçus ou nombre de destinataires.
- Ventilez le trafic entre destinataires internes et Internet, ou par domaine SMTP.
- Choisissez le fuseau horaire à utiliser et affichez l'heure locale dans tous vos rapports de trafic.
- Personnalisez vos rapports en y ajoutant le logo de votre société et appliquez-leur une charte graphique personnalisée.
- Utilisez la bibliothèque de rapports classés par thème fournie avec le produit. Ils répondent à nombre de questions courantes.
- Envoyez vos rapports par email à l’utilisateur concerné ou à son manager, publiez-les dans un dossier public, un site web ou une bibliothèque de documents SharePoint, ou exportez-les vers une base de données.
- Ne vous encombrez plus de scripts PowerShell compliqués et profitez d'une interface graphique conviviale et ergonomique.
Un produit qui évolue avec ses utilisateurs
Créé voici plus de 20 ans dans le but de générer des rapports sur Exchange Server, Promodag Reports contient de nombreux outils destinés à faciliter la gestion de votre messagerie Exchange Online. A bien des égards, ces acquis font la différence pour les administrateurs Exchange qui basculent vers Office 365 :
- Les clients locaux existants de Promodag Reports peuvent migrer sans frais leur licence sur site vers une licence Office 365 !
- Vous pouvez conservez les statistiques issues de votre ancien système après votre migration vers Office 365.
- Vous pouvez obtenir les mêmes rapports sur les utilisateurs et les boîtes aux lettres, que ces derniers soient hébergés sur site ou dans Office 365.
- Vous disposez d'une gamme étendue de rapports généraux ou détaillés incluant de nombreuses options et des fonctionnalités uniques qui vous aideront à répondre à toutes sortes de demandes.
- Vous utilisez un outil logiciel avancé et basé sur les milliers de demandes d'évolution de clients de toutes tailles qui ont orienté la présentation et la personnalisation des rapports.
En un mot, Promodag Reports représente pour vous une "boîte à outils" bien fournie qui répond presque certainement à vos besoins actuels et à venir de rapports sur la messagerie Exchange Online.
Pour aller plus loin
Promodag Reports est un logiciel développé et maintenu en France depuis 1998. Pour l'essayer, c'est très simple:
- Téléchargez une version d'évaluation gratuite et entièrement fonctionnelle et installez-la dans votre propre environnement Exchange Server ou Office 365. Un guide de démarrage rapide vous aidera tout au long du processus de configuration.
- Si vous n'avez pas le temps ou la possibilité d'utiliser d'emblée Promodag Reports, n'hésitez pas à demander une démonstration avec l'un de nos experts.
N'hésitez pas à contacter notre support pour toute question à propos de la configuration, l'utilisation du produit ou la disponibilité d'un rapport dont vous avez besoin.
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