Une meilleure méthode pour obtenir des statistiques d’utilisation des groupes de distribution dans Office 365

Ceux d'entre vous qui utilisent Exchange Online se demandent probablement assez souvent si toutes les listes de distribution sont utilisées (et on leur pose sans doute aussi régulièrement cette question). Au fil des mois, de plus en plus de groupes sont créés, certains deviennent obsolètes, tandis que d'autres tombent simplement dans l'oubli. Le suivi et la maintenance de tout ceci, à travers des nettoyages réguliers, constituent un travail à la fois interminable et fastidieux.
Comment peut-on donc générer un rapport sur les statistiques d'utilisation des groupes de distribution qui indiquerait idéalement le nombre de messages envoyés à chaque groupe de distribution dans Exchange Online, mais également qui les a envoyés ?

La commande Get-MessageTrace 

Mauvaise nouvelle: le Centre d'administration Office 365 ne comprend pas de rapport prédéfini destiné à analyser l'utilisation des groupes de distribution dans Exchange Online. Par conséquent, il faut avoir recours à un script basé sur la commande Get-MessageTrace. Hélas, les rapports qui en résultent ne sont pas très détaillés: ils n'affichent pas les expéditeurs des messages, encore moins la ligne Objet. Par ailleurs, les fichiers de suivi des messages en ligne dans Office 365 ne contiennent que quelques jours d'événements de tracking. Dans tous les cas, l'exécution d'une recherche historique n'est pas une excellente idée, le nombre de recherches étant volontairement bridé.
Les produits de reporting utilisant cette commande PowerShell présentent les mêmes limitations et il vaut donc mieux les éviter. Que reste t-il ?

Plus simple : Promodag Reports

Idéalement, il devrait être possible de faire des rapports sur une période de plus de 7 jours et de voir d'où proviennent ces messages. Promodag Reports combine ces deux fonctionnalités et même plus.
Notre outil de reporting importe le contenu des fichiers de suivi des messages, ou tracking logs, dans une base de données. Bonne nouvelle, Promodag Reports peut aussi extraire les événements de suivi des messages d'Office 365 et les stocker comme des tracking logs "ordinaires" !
Une fois que vous avez importé vos fichiers de suivi, il ne vous reste qu'à ajuster votre période de reporting, et à sélectionner le niveau de détail du rapport Utilisation des groupes de distribution afin d'afficher les expéditeurs des messages envoyés aux groupes. Si vous avez importé des fichiers de suivi couvrant une année complète, vous pourrez faire un rapport sur cette année entière et non uniquement sur la semaine en cours. Enfin et surtout, le rapport sera généré beaucoup plus rapidement.

Vous pouvez soit demander un simple résumé:

Ou bien un rapport plus détaillé montrant les noms des expéditeurs de ces messages.

Il est également possible de ne lister que les groupes de distribution non utilisés au cours de la période de reporting.

Et le gagnant est...

En résumé, Promodag Reports représente la meilleure solution, à la fois en termes de rapidité d'exécution et de niveau de détail, si vous devez faire la liste des groupes de distribution vraiment utilisés dans votre organisation, 

Conclusion

Promodag Reports constitue un moyen efficace d'obtenir des statistiques d'utilisation des groupes de distribution d'Office 365. Si vous avez lu jusqu'ici, vous avez sans doute envie de tester notre solution par vous-même. Bonne nouvelle, nous proposons un essai gratuit de 45 jours, alors profitez-en ! Nous sommes toujours heureux de recevoir vos commentaires et suggestions : n'hésitez pas à nous contacter.