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Appliquez et contrôlez les bonnes pratiques

La messagerie électronique est un formidable outil de communication qui permet de diffuser des informations en interne, mais aussi vers le reste du monde. Il s'agit dès lors d'un domaine critique dont il convient de superviser l'utilisation et le contenu. Promodag Reports vous permet de préparer votre prochain audit de conformité et de vérifier le respect de la réglementation.

  • Recherchez des messages par mots-clés, taille, date, émetteur et destinataire, y compris dans le contenu actuel des boîtes aux lettres.
  • Protégez votre organisation des fuites de données vers des destinataires indésirables.
  • Détectez les utilisateurs indélicats qui détournent la messagerie à des fins personnelles.
  • Vérifiez la conformité des messages avec la GRPD et les règles de l'entreprise.
  • Faites le point sur les permissions octroyées sur les boîtes aux lettres, et leurs dossiers ainsi que sur les accès délégué.
  • Affichez le détail des messages échangés et des correspondants de vos utilisateurs.

Auditez l'application du droit à la déconnexion

Promodag Reports se prête tout particulièrement à la mise en oeuvre des préconisations de la loi Travail dites "droit à la déconnexion" au sein de votre entreprise. Il vous fournit les indicateurs dont avez besoin pour répondre rapidement et précisément aux demandes des ressources humaines et de la direction. 

  • Générez des rapports d'utilisation de la messagerie par heure de la journée et par jour de la semaine.
  • Analysez le trafic de messagerie pendant, ou bien en dehors d'horaires de travail personnalisables à volonté. 
  • Définissez des calendriers de jours fériés ou d'horaires différents puis associez-les à un groupe d'utilisateurs particulier.
  • Gérez des fuseaux horaires différents suivant l'emplacement géographique de vos utilisateurs.
  • Excluez du traffic les messages automatiques, par exemple les messages d'absence du bureau.
  • Anonymisez les rapports affichant des noms d'utilisateurs.
Histogramme de la taille des bases de données d'Exchange Server avec l'espace récupérable

Préparez votre migration vers Office 365

Vous envisagez de migrer votre configuration Exchange Server locale vers Office 365 et vous souhaiteriez disposer d'indicateurs vous permettant d'estimer le coût de vos futures licences ainsi que le volume de données à transférer. Ce serait aussi l'occasion de faire un peu de ménage parmi les messages accumulés au fil des ans dans les boites aux lettres de vos utilisateurs.

  • Procédez à l'inventaire de vos ressources de messagerie avant et après la migration à des fins de contrôle.
  • Listez les boites aux lettres, les groupes de distribution, les dossiers publics et les contacts inutilisés.
  • Estimez le nombre et la taille des boites aux lettres et des dossiers public à migrer.
  • Déterminez le volume et le nombre des messages à archiver ou à supprimer en visualisant leurs répartition par ancienneté ou par taille.
  • Indiquez à vos utilisateurs le volume et le nombre de messages qu'ils conservent dans leur corbeille ou dans le dossier des courriers indésirables.
  • Continuez à utiliser le même outil de reporting une fois la migration effectuée, et conservez vos données anciennes.

Analysez votre trafic globalement et en détail

De nombreux messages transitent au sein de votre système Exchange Server, mais vous ignorez leur origine, leur destination et même leur quantité précise. Promodag Reports vous permet non seulement de produire des rapports d'ensemble utilisables dans un tableau de bord, mais encore d'afficher le détail des messages envoyés et reçus. Déduisez les tendances propres au trafic de votre messagerie et adaptez-vous aux nouvelles donnes.

  • Répartissez le volume total de votre trafic entre messages internes et externes.
  • Observez l'évolution de votre trafic sur une période en regroupant les volumes par jour, mois, trimestre et détectez rapidement d'éventuelles anomalies.
  • Montrez la répartition des messages par taille, nombre de destinataires, heure de la journée, jour, mois ...
  • Dénombrez vos utilisateurs en fonction de leur trafic journalier.
  • Regroupez vos utilisateurs par département, responsable ... afin de calculer et comparer le trafic de ces groupes.
  • Déterminez les plus gros consommateurs de la messagerie.
  • Distinguez le trafic des utilisateurs de celui de leurs délégués.

Graphique en camembert de la taille des boîtes aux lettres d'Exchange Server

Quantifiez et analysez le contenu de vos base de données

Disposer d'une vue d'ensemble des données existantes constitue une condition préalable nécessaire à toute action de nettoyage, d'optimisation, de migration, de sauvegarde ou d'archivage du système. Vous pouvez ainsi rationaliser l'utilisation de vos ressources, mais aussi économiser de l'espace de stockage. 

  • Analysez la taille des base de données Exchange et leur évolution.
  • Affichez la répartition des bases de données et des boîtes aux lettres au sein de chaque serveur ou DAG. 
  • Mesurez le nombre, l'espace utilisé et la répartition par serveur des réplicas de vos dossiers publics.
  • Historisez les tailles de vos boîtes aux lettres, suivez leur évolution et détectez les anomalies.
  • Montrez la répartition des messages par dossier ou par ancienneté.
  • Estimez la taille des pièces jointes et ventilez-les par type.

Et ce n'est pas tout !

En complément des thématiques majeures évoquées précédemment, Promodag Reports offre bien d'autres rapports utiles au quotidien. 

  • Exportez des listes d'utilisateurs avec une sélection d'attributs au profit des ressources humaines.
  • Supervisez les temps de réponse et les actions effectuées sur les messages du service client.
  • Déterminez si les anciennes adresses email sont encore utilisées, et par qui.
  • Listez l'ensemble de vos groupes de distribution avec leurs membre et la date de leur dernière utilisation.
  • Mesurez l'utilisation d'OWA ou d'ActiveSync et listez les appareils mobiles utilisés.
  • Calculez le temps de remise des messages internes afin de vérifier le respect de vos engagements de service.
  • Refacturez l'utilisation du système en interne selon le trafic des messages ou la taille de stockage consommée.

Éléments-clés

Il ne faut que quelques minutes pour installer et configurer Promodag Reports. Le produit utilise des sources de données Exchange natives; il n'est donc pas nécessaire d'installer quoi que ce soit sur vos serveurs. Toutes les opérations de collecte des informations, de génération et de distribution des rapports peuvent être facilement automatisées.

  • Plus de 80 modèles de rapport prêts à l'emploi avec de nombreuses options.
  • Support des environnements Exchange Server, Exchange Online (Office 365) et hybrides.
  • Interface en français, anglais et allemand.
  • Export des rapports sous différents formats: PDF, XLS, HTML, CSV.
  • Les rapports peuvent être envoyés par email à l’utilisateur ou à son manager, publiés vers un dossier public, un site web ou SharePoint.
  • Possibilité de sauvegarder les options des rapports en tant que favoris.
  • Les boîtes aux lettres peuvent être sélectionnées et regroupées par attribut Active Directory: service, responsable, unité organisationnelle...
  • Choix entre l'utilisation d'une base de données Access ou SQL Server.
  • Rapports de trafic et de contenu au niveau du message.
  • Rapports pour les centres d'appels avec temps de réponse et détail de la dernière action effectuée.
  • Rapports sur l'évolution de la taille des base de données Exchange.
  • Les rapports sur Outlook Web Access et ActiveSync montrent qui utilise la messagerie web, et quand.
  • Possibilité de restreindre la période de reporting à des jours ou à des heures ouvrables spécifiques.

Pour aller plus loin

Promodag Reports est un logiciel développé et maintenu en France depuis 1998. Pour l'essayer, c'est très simple:

  • Téléchargez une version d'évaluation gratuite et entièrement fonctionnelle et installez-la dans votre propre environnement Exchange Server ou Office 365. Un guide de démarrage rapide vous aidera tout au long du processus de configuration. 
  • Si vous n'avez pas le temps ou la possibilité d'utiliser d'emblée Promodag Reports, n'hésitez pas à demander une démonstration avec l'un de nos experts.

N'hésitez pas à contacter notre support pour toute question à propos de la configuration, l'utilisation du produit ou la disponibilité d'un rapport dont vous avez besoin.

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