Appliquez et contrôlez les bonnes pratiques
La superposition des dispositions réglementaires nationales et européennes (Loi pour la confiance dans l'économie numérique, Règlement général sur la protection des donnée) nécessite la mise en oeuvre de mesures de conformité souvent complexes et la mise en place d'un reporting détaillé concernant l'utilisation de la messagerie. Promodag Reports vous permet de répondre aux requêtes des responsables de la sécurité informatique et des Ressources Humaines et de mettre en place une politique sécuritaire dynamique et anticipatrice. Dépassez les limitations des outils de reporting intégrés à Exchange !
- Recherchez des messages par mots-clés, taille, date, émetteur et destinataire, y compris dans le contenu actuel des boîtes aux lettres.
- Protégez votre organisation des fuites de données vers des destinataires indésirables.
- Détectez les utilisateurs indélicats qui détournent la messagerie à des fins personnelles.
- Vérifiez la conformité des messages avec la RGPD et les règles de l'entreprise.
- Faites le point sur les autorisations octroyées sur les boîtes aux lettres, et leurs dossiers ainsi que sur les accès délégué.
- Affichez le détail des messages échangés et des correspondants de vos utilisateurs.
Auditez l'application du droit à la déconnexion
Promodag Reports se prête tout particulièrement à la mise en oeuvre dans votre entreprise des préconisations de la loi Travail dites "droit à la déconnexion" , qui consacre le droit des salariés de se déconnecter des outils numériques en dehors des heures normales de travail, et de la lutte contre l'infobésité. Il vous fournit les indicateurs dont avez besoin pour répondre rapidement et précisément aux demandes des ressources humaines et de la direction dans le cadre de la QVT (Qualité de Vie au Travail) et du développement du télétravail.
- Générez des rapports d'utilisation de la messagerie par heure de la journée et par jour de la semaine.
- Analysez le trafic de messagerie des salariés et particulièrement des télétravailleurs pendant, ou bien en dehors d'horaires de travail personnalisables à volonté.
- Définissez des calendriers de jours fériés ou d'horaires différents puis associez-les à un groupe particulier d'utilisateurs.
- Gérez des fuseaux horaires différents en fonction de l'emplacement géographique de vos utilisateurs.
- Excluez du traffic les messages automatiques, par exemple les messages d'absence du bureau.
- Anonymisez les rapports affichant des noms d'utilisateurs.
Préparez votre migration vers Office 365
Vous envisagez de migrer votre configuration Exchange Server locale vers un environnement Cloud (Office 365) et vous souhaiteriez disposer d'indicateurs vous permettant d'estimer le coût de vos futures licences ainsi que le volume de données à transférer. Ce serait aussi une excellente occasion de procéder à une vérification de la conformité et à un nettoyage numérique des messages accumulés au fil des ans dans les boites aux lettres de vos utilisateurs.
- Procédez à l'inventaire de vos ressources de messagerie avant et après la migration à des fins de contrôle.
- Listez les boites aux lettres, les groupes de distribution, les dossiers publics et les contacts inutilisés avant de les supprimer ou de les archiver si nécessaire.
- Estimez le nombre et la taille des boites aux lettres et des dossiers public à migrer.
- Déterminez le volume et le nombre des messages à archiver ou à supprimer en visualisant leurs répartition par ancienneté ou par taille.
- Indiquez à vos utilisateurs le volume et le nombre de messages qu'ils conservent dans leur corbeille ou dans le dossier des courriers indésirables.
- Lors de la migration vers le Cloud, assurez-vous que la chaîne de sécurité, la journalisation et le reporting sont conformes aux exigences de conformité actuelles.
- Continuez à utiliser le même outil de reporting une fois la migration effectuée, et conservez vos données anciennes.
- Continuez à produire vos rapports sur vos environnements Exchange hybride ou Cloud comme vous aviez l'habitude de le faire à l'époque où vos boîtes aux lettres étaient hébergées sur site.
Analysez le trafic d'Exchange Server
De nombreux messages transitent au sein de votre système Exchange Server, mais vous ignorez leur origine, leur destination et même leur nombre exact. Promodag Reports vous permet non seulement de produire automatiquement des rapports d'ensemble utilisables dans un tableau de bord, mais encore d'afficher le détail des messages envoyés et reçus. Avec notre solution exhaustive de reporting sur Exchange, déduisez les tendances propres au trafic de votre messagerie et adaptez-vous aux nouvelles donnes.
- Répartissez le volume total de votre trafic entre messages internes et externes.
- Planifiez des rapports pour observer l'évolution de votre trafic sur une période en regroupant les volumes par jour, mois, trimestre et détectez rapidement d'éventuelles anomalies.
- Montrez la répartition des messages par taille, nombre de destinataires, heure de la journée, jour, mois, etc.
- Dénombrez vos utilisateurs en fonction de leurs niveaux de trafic journaliers.
- Regroupez vos utilisateurs par département, responsable ... afin de calculer, analyser et comparer le trafic de ces groupes.
- Déterminez les plus gros consommateurs de la messagerie.
- Distinguez le trafic des utilisateurs de celui de leurs délégués.
Gérez et archivez les données
Disposer d'une vue d'ensemble des données existantes constitue une condition préalable nécessaire à toute action de nettoyage, d'optimisation, de migration, de sauvegarde ou d'archivage de votre système. Procéder ainsi de façon régulière et planifiée vous permet de rationaliser l'utilisation de vos ressources, mais aussi économiser de l'espace de stockage.
- Analysez la taille des base de données Exchange et leur évolution.
- Affichez la répartition des bases de données et des boîtes aux lettres au sein de chaque serveur ou DAG.
- Mesurez le nombre, l'espace utilisé et la répartition par serveur des réplicas de vos dossiers publics.
- Historisez les tailles de vos boîtes aux lettres, suivez leur évolution et détectez les anomalies.
- Auditez et montrez la répartition des messages par dossier ou par ancienneté.
- Estimez la taille des pièces jointes et ventilez-les par type.
Et ce n'est pas tout !
En complément des thématiques majeures évoquées précédemment, Promodag Reports offre bien d'autres rapports très utiles au quotidien.
- Exportez des listes d'utilisateurs avec une sélection d'attributs au profit des ressources humaines.
- Supervisez les temps de réponse et les actions effectuées sur les messages du service client.
- Déterminez si les anciennes adresses email sont encore utilisées, et par qui.
- Listez l'ensemble de vos groupes de distribution avec leurs membres et la date de leur dernière utilisation.
- Mesurez l'utilisation d'OWA ou d'ActiveSync et listez les appareils mobiles utilisés.
- Calculez le temps de remise des messages internes afin de vérifier le respect de vos engagements de service.
- Refacturez l'utilisation du système en interne selon le trafic des messages ou la taille de stockage consommée.
Éléments-clés
Il ne faut que quelques minutes pour installer et configurer Promodag Reports. Le produit utilise des sources de données Exchange natives; il n'est donc pas nécessaire d'installer quoi que ce soit sur vos serveurs. Toutes les opérations de collecte des informations, de génération et de distribution des rapports peuvent être facilement automatisées.
- Plus de 80 modèles de rapport prêts à l'emploi avec de nombreuses options.
- Support des environnements Exchange Server, Exchange Online (Office 365) et hybrides.
- Interface en français, anglais et allemand.
- Export des rapports sous différents formats: PDF, CSV, XLS, HTML, RTF, MHT.
- Les rapports peuvent être envoyés par email à l’utilisateur ou à son manager, publiés vers un dossier public, un site web ou une bibliothèque SharePoint, ou encore exportés vers une table de base de données.
- Possibilité de sauvegarder les options des rapports en tant que favoris.
- Les boîtes aux lettres peuvent être sélectionnées et regroupées par attribut Active Directory: service, responsable, unité organisationnelle...
- Choix entre l'utilisation d'une base de données SQL LocalDB ou SQL Server.
- Rapports de trafic et de contenu au niveau du message.
- Rapports pour les centres d'appels avec temps de réponse et détail de la dernière action effectuée.
- Rapports sur l'évolution de la taille des base de données Exchange.
- Les rapports sur Outlook Web Access et ActiveSync montrent qui utilise la messagerie web, et quand.
- Possibilité de restreindre la période de reporting à des jours ou à des heures ouvrables spécifiques.
Pour aller plus loin
Promodag Reports est un logiciel développé et maintenu en France depuis 1998. Pour l'essayer, c'est très simple:
- Téléchargez une version d'évaluation gratuite et entièrement fonctionnelle et installez-la dans votre propre environnement Exchange Server ou Office 365. Un guide de démarrage rapide vous aidera tout au long du processus de configuration.
- Si vous n'avez pas le temps ou la possibilité d'utiliser d'emblée Promodag Reports, n'hésitez pas à demander une démonstration avec l'un de nos experts.
N'hésitez pas à contacter notre support pour toute question à propos de la configuration, l'utilisation du produit ou la disponibilité d'un rapport que vous recherchez.
Evaluez Promodag Reports gratuitement!