Créer un rapport sur l'ancienneté des messages afin de préparer leur archivage
Question :
Je me demande si Promodag Reports peut fournir un rapport sur le vieillissement des courriels.
Par exemple, nous aimerions savoir combien de messages, dans chaque base de données, ont plus de 6 mois. Idéalement, nous obtiendrions un graphique dont l'axe des X serait le nombre de mois (passés) et l'axe des Y le nombre des éléments. Cette information serait utile lors de la préparation de l'archivage.
Réponse :
Le modèle de rapport dont vous avez besoin s'appelle Répartition des éléments par ancienneté et vous le trouverez dans le menu Modèles > Contenu des boîtes aux lettres. Ce rapport graphique affiche un histogramme montrant le volume des éléments contenus dans les boîtes aux lettres sélectionnées et ventilés par ancienneté. Les informations sont collectées dynamiquement par le biais d'une connexion au serveur Exchange.
Vous lui appliquerez les paramètres suivants :
- Onglet Sélection : Toutes les boîtes aux lettres de l'organisation ou Boîtes aux lettres par base de données (où vous sélectionnerez ensuite des bases de données particulières).
- Onglet Groupe : Niveau 1 = Base de données.
- Onglet Dossiers : Tous les dossiers.
- Onglet Intervalles : vous pouvez définir vos propres intervalles d'ancienneté.
- Onglet Filtre : vous pouvez sélectionner tous les types d'éléments, c'est-à-dire courrier, note, contact... ou seulement certains d'entre eux.
- Onglet Contenu : vous pouvez vouloir voir si toutes les boîtes aux lettres sélectionnées correspondent à vos critères ou si certaines d'entre elles ne sont pas accessibles.
- Onglet Sortie : A votre choix (Écran, Imprimante, Disque, Destinataire de messageriel, SharePoint, Table de base de données).
Vous devriez finalement obtenir un rapport similaire à celui-ci :
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