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Comment déclencher l’envoi de rapports conditionnels

Vous êtes nombreux à vous demander comment générer un rapport en fonction de conditions définies à l'avance, par exemple si des messages non lus sont présents dans les boîtes aux lettres du service clients ou si certains utilisateurs ont atteint leur quota. Nous allons expliquer dans ce post comment créer des rapports conditionnels.

Principe de base

Promodag Reports génère des rapports lorsque sa base de données ou le résultat des commandes directement soumises à l’environnement Exchange contiennent les données nécessaires (condition = vrai). Dans le cas contraire, il émet un message indiquant que ces données n’existent pas (condition = faux). Partant de ce principe, il suffit de créer un rapport personnalisé basé sur une ou plusieurs conditions, puis de choisir une sortie Destinataire de messagerie et de l’intégrer à un batch. Si la ou les conditions sont vraies au moment où il est lancé, le rapport sera généré et envoyé au destinataire.

Quelques exemples d’application pratique

En général, tous les modèles de rapports comportant une option de filtrage peuvent être utilisés pour créer des rapports conditionnels. En voici quelques exemples (liste non-exhaustive) :

Category
Report template
Usage
Filter
Stockage Informations sur le stockage des boîtes aux lettres  Extraire les boîtes aux lettres ayant dépassé leur quota État de la limite Est égal à warning, prohibit, disabled
Stockage Fluctuation de la taille des boîtes aux lettres  Extraire la liste des boîtes aux lettres dont la taille a fluctué de plus de n% entre deux dates (voir cet article de blog) Augmentation par pourcentage >= n %
Trafic des boîtes aux lettres  Recherche de messages spécifiques Extraire la liste des messages envoyés à plus de n destinataires Nombre de destinataires Supérieur ou égal à n
Trafic des boîtes aux lettres  Recherche de messages spécifiques Extraire la liste des messages dont la ligne Objet contient une chaîne de caractères donnée (voir cet article de blog) Objet Contient <chaîne>
Contenu des boîtes aux lettres  Contenu général des boîtes aux lettres  Extraire la liste des messages non-lus dans les boîtes aux lettres sélectionnées Lu Est égal à Faux
Contenu des boîtes aux lettres  Pièces jointes des messages Extraire la liste des pièces jointes de plus de n octets Attachment size (bytes) Is greater than n

Générer des rapports individuels

En complément de la possibilité de générer des rapports conditionnels, vous pouvez également faire en sorte que chacun des utilisateurs des boîtes aux lettres concernées (ou leur responsable) reçoive également un extrait individuel du rapport. Pour ce faire, cochez la case Envoyer des rapports individuels et choisissez le format du fichier, par exemple Pdf. Il va sans dire que cette option doit être maniée avec discernement sous peine de générer quantité de messages non sollicités !

Envoyez des rapports individuels aux utilisateurs des boîtes aux lettres

Créez vos propres alertes

Comme nous venons de le voir, Promodag Reports vous permet à la fois de recevoir des alertes en fonction de certains événements, et en envoyer une aux utilisateurs concernés en option. Intéressé ? N’hésitez pas à télécharger notre produit pour une évaluation gratuite de 45 jours et à nous demander une démo en ligne. Vous pouvez également utiliser notre formulaire de contact si vous souhaitez nous faire part de vos commentaires ou ouvrir une demande d’assistance technique.

A propos de l'auteur

Promodag

Our flagship reporting tool, Promodag Reports, is an innovative and constantly improving email reporting product that brings together all the key elements from Office 365, hybrid and on-premise Exchange messaging environments.

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