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Faites un audit de vos dossiers publics

Introduits en 1996 avec Exchange 4.0, les dossiers publics d'Exchange fournissaient diverses fonctionnalités de collaboration en entreprise qui sont aujourd'hui remplacées par de nouveaux services tels que SharePoint, les boîtes aux lettres partagées et les groupes Office 365.
Les dossiers publics sont généralement volumineux. Cependant, ils sont susceptibles de contenir des informations importantes (en particulier lorsque des dossiers publics à extension messagerie sont intégrés dans les processus opérationnels) que vous souhaiterez peut-être récupérer ou archiver avant de migrer vers une version plus récente d'Exchange ou d'Office 365.
C'est pourquoi il est essentiel de dresser un inventaire et de déterminer lesquels sont encore utilisés et qui peut y accéder, ainsi que leur taille et leur contenu. Promodag Reports peut vous aider à accomplir ces tâches.

Public folder migration with Promodag Reports

Listez les dossiers publics par taille

La création d'une liste détaillée constitue la condition préalable à l'analyse initiale indispensable au développement de votre stratégie de migration. Pour ce faire, votre meilleur atout sera le rapport Information sur le stockage des dossiers publics.

List public folders by size

Listez les dossiers publics inactifs et inutilisés

Vous pouvez dresser la liste des dossiers publics qui n'ont reçu aucun message depuis longtemps. Dans ce cas, utilisez le rapport Boîtes aux lettres par niveau de trafic, sélectionnez les dossiers publics et triez les dossiers publics par nombre de messages reçus.

Public folder with no traffic

Plusieurs approches sont possibles pour répertorier les dossiers publics qui manifestement inutilisés :
1. Filtrer ceux qui contiennent de grandes quantités de messages non lus, ou ceux qui contiennent des messages dont la date de création est antérieure à un an avec le rapport Contenu général des dossiers publics.

Count unread messages in public folders

2. Vérifier si la taille de certains de vos dossiers publics a changé au cours des derniers mois grâce au rapport Évolution de la taille des dossiers publics. Si elle est restée inchangée pendant un an, avec le même nombre d'éléments, il est fort probable que ces dossiers publics ne sont plus utilisés.

Detect unused public folders with Promodag Reports

Listez les autorisations accordées sur les dossiers publics

Il paraît important de faire un état exhaustif des droits d'accès aux dossiers publics avant d'en migrer le contenu, particulièrement s'il faut tenir compte de réglementations telles que le RGPD. Utilisez le rapport dédié, Autorisations d'accès aux dossiers publics, pour extraire la liste des propriétaires des dossiers publics et des utilisateurs disposant de permissions personnalisées. Les détails de ces autorisations sont indiqués dans la colonne de droite.

List public folder permissions

Inventoriez vos dossiers publics avec Promodag Reports 

Notre outil de reporting est compatible avec les anciens dossiers publics d'Exchange 2010 ainsi qu'avec les dossiers publics modernes à partir d'Exchange 2013, y compris dans Office 365. Vous pouvez le télécharger sur notre site web et l'essayer gratuitement pendant 45 jours, sans aucune limitation pour les dossiers publics. N'hésitez pas à utiliser notre formulaire de contact si vous avez des questions ou si vous souhaitez soumettre une demande d'assistance.

A propos de l'auteur

Promodag

Promodag Reports est un outil novateur et constamment amélioré qui réunit l'ensemble des éléments indispensables à la création de rapports sur les environnements de messagerie Office 365, hybrides et Exchange sur site.

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