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Une meilleure méthode pour obtenir des statistiques d’utilisation des groupes de distribution dans Office 365

Ceux d'entre vous qui utilisent Exchange Online se demandent probablement assez souvent si toutes les listes de distribution sont utilisées (et on leur pose sans doute aussi régulièrement cette question). Au fil des mois, de plus en plus de groupes sont créés, certains deviennent obsolètes, tandis que d'autres tombent simplement dans l'oubli. Le suivi et la maintenance de tout ceci, à travers des nettoyages réguliers, constituent un travail à la fois interminable et fastidieux.
Comment peut-on donc générer un rapport sur les statistiques d'utilisation des groupes de distribution qui indiquerait idéalement le nombre de messages envoyés à chaque groupe de distribution dans Exchange Online, mais également qui les a envoyés ?

La commande Get-MessageTrace 

Mauvaise nouvelle: le Centre d'administration Office 365 ne comprend pas de rapport prédéfini destiné à analyser l'utilisation des groupes de distribution dans Exchange Online. Par conséquent, il faut avoir recours à un script basé sur la commande Get-MessageTrace. Hélas, les rapports qui en résultent ne sont pas très détaillés: ils n'affichent pas les expéditeurs des messages, encore moins la ligne Objet. Par ailleurs, les fichiers de suivi des messages en ligne dans Office 365 ne contiennent que quelques jours d'événements de tracking. Dans tous les cas, l'exécution d'une recherche historique n'est pas une excellente idée, le nombre de recherches étant volontairement bridé.
Les produits de reporting utilisant cette commande PowerShell présentent les mêmes limitations et il vaut donc mieux les éviter. Que reste t-il ?

LA solution, c'est Promodag Reports

Idéalement, il devrait être possible de faire des rapports sur une période de plus de 7 jours et de voir d'où proviennent ces messages. Promodag Reports combine ces deux fonctionnalités et même plus.
Notre outil de reporting importe le contenu des journaux de suivi des messages dans une base de données. Bonne nouvelle, Promodag Reports peut aussi extraire les événements de suivi des messages d'Office 365 et les stocker comme des tracking logs "ordinaires" !
Une fois que vous avez importé vos fichiers de suivi, il ne vous reste qu'à ajuster votre période de reporting, et à sélectionner le niveau de détail du rapport afin d'afficher les expéditeurs des messages envoyés aux groupes. Si vous avez importé des fichiers de suivi couvrant une année complète, vous pourrez faire un rapport sur cette année entière et non uniquement sur la semaine en cours. Enfin et surtout, le rapport sera généré beaucoup plus rapidement.

Vous pouvez soit demander un simple résumé:

Ou bien un rapport plus détaillé montrant les noms des expéditeurs de ces messages.

Il est également possible de ne lister que les groupes de distribution non utilisés au cours de la période de reporting.

Conclusion

En résumé, Promodag Reports représente la meilleure solution, à la fois en termes de rapidité d'exécution et de niveau de détail, si vous devez faire la liste des groupes de distribution vraiment utilisés dans votre organisation, 

Promodag Reports 
Scripts PowerShell
Avantages
  • Seulement limité par le nombre de fichiers de suivi importés
  • Aucun script compliqué à maintenir ni à modifier 
  • Des rapports agréables à consulter
  • Possibilité d'exporter les rapports aux formats PDF, XLSX, HTM, RTF et CSV
  • Montre les expéditeurs des messages
  • Exécution rapide
  • Pas de logiciel à installer
  • Pas de fichiers de suivi à créer, à stocker ni à importer
Inconvénients
  • Doit être installé sur un ordinateur
  • Exige que des fichiers de suivi soient créés, stockés et importés
  • Limité au 7 derniers jours, ce qui limite l'intérêt d'un rapport sur l'utilisation des groupes de distribution
  • Exige la maintenance de scripts complexes
  • Les résultats peuvent uniquement être exportés au format CSV
  • Ne montre que le nombre des messages envoyés aux groupes
  • Exécution lente

Vous souhaitez obtenir plus d'informations sur nos produits, et sur ce que nous faisons ? Rendez-vous sur notre page d'accueil.

A propos de l'auteur

Promodag

Our flagship reporting tool, Promodag Reports, is an innovative and constantly improving email reporting product that brings together all the key elements from Office 365, hybrid and on-premise Exchange messaging environments.

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